Bambang Setiawan on Management

RINGKASAN EKSEKUTIF

BAMBANG SETIAWAN, 2006. Kajian Dan Perumusan Evaluasi Perbaikan Kinerja Operasional Perusahaan Manufaktur. Thesis di MMA-IPB. Di bawah bimbingan MARIMIN dan NAZIR HARJANTO

Peningkatan kinerja sektor industri dapat dilakukan dengan meningkatkan kinerja individu-individu perusahaan industri. Kelompok perusahaan Industri Sedang merupakan kelompok yang dominan secara jumlah perusahaan. Data BPS memperlihatkan bahwa jumlah perusahaan Industri Sedang menurut perhitungan tahun 2002 adalah 21,146, sekitar tiga kali lipat dari jumlah perusahaan Industri Besar (6.755). Kalaupun upaya peningkatan kinerja difokuskan hanya pada kelompok perusahaan Industri Sedang, pengaruhnya pada kinerja sektor industri secara nasional tetap akan signifikan.

Untuk melakukan upaya itu, diperlukan metoda assessment yang cepat dan efektif dalam rangka mengadakan evaluasi secara masal untuk mengetahui apa yang harus dilakukan untuk dan oleh tiap-tiap individu perusahaan industri. Alat assessment ini, selain mendiagnosa dan memberi usul solusi yang dapat segera diterapkan, harus bisa mengidentifikasi area keputusan apa (dalam manajemen operasi) yang memerlukan penelitian lebih lanjut oleh ahli dari bidang keahlian yang lebih spesifik.

Tujuan tesis ini adalah sebagai berikut: (1) Mengembangkan metoda assessment cepat untuk mengidentifikasi masalah yang sedang dihadapi suatu sistem produksi, atau yang paling berpotensi untuk menjadi masalah di masa yang akan datang. (2) Menguji coba metoda ini pada perusahaan yang menurut prediksi, sedang mempunyai masalah kinerja operasional. (3) Perumusan usul perbaikan kinerja operasional.

Metoda ini dikembangkan untuk dipakai pada perusahaan manufaktur, dengan penekanan pada perusahaan agroindustri. Untuk tujuan itu, dan tujuan menguji, dipilih empat perusahaan sebagai berikut, yang berbeda-beda karakteristiknya. (1) Kertasari (pabrik kecap), PT Quandra Labindo (pabrik alat elektronik), Milk Treatment KPBS (pengolahan susu), PT Aimtop Nuansa Kimia (pabrik karbon-aktif)

Rancang bangun dari metoda assessment dengan spesifikasi seperti tersebut di atas, sudah dibuat dan mempunyai komponen-komponen sebagai berikut. (1) petunjuk pengumpulan data, (2) daftar periksa, (3) sistem pakar sebagai aplikasi pada Microsoft Excel. Untuk identifikasi, metoda ini diberi nama walk-through assessment. Alasan pemilihan nama ini adalah karena pengumpulan datanya dilakukan dengan cara berjalan dan mengamati di dalam pabrik. Metoda ini dirancang untuk bisa dijalankan dengan cara melakukan observasi di pabrik dan wawancara dengan manajer (bila diperlukan) dalam jangka waktu 2 – 4 jam. Data yang diperoleh dari lapangan menjadi input untuk sistem pakar.

Basis aturan untuk sistem pakar dibangun lewat akusisi pengetahuan yang dilakukan dengan cara studi kepustakaan dan wawancara dengan praktisi, dosen dan konsultan manajemen.

Metoda yang sudah berhasil dikembangkan sudah dicoba dengan data lapangan yang dikumpulkan dari ke-empat perusahaan yang dipilih untuk studi kasus. Model sistem pakar sudah dapat mengeluarkan diagnosa dan usul solusi untuk tiap-tiap perusahaan. Hal-hal penting dari usul perbaikan kinerja operasional untuk ke-empat perusahaan tersebut adalah sebagai berikut.

Pabrik kecap Kertasari. (1) Manajemen dan semua karyawan harus disadarkan akan pentingnya mutu dan dianjurkan untuk melakukan manajemen mutu. (2) Manajemen harus memperhatikan masalah kebersihan, terutama karena produk yang diolah adalah makanan.

Pabrik peralatan elektronik, merek Quandra. (1) Menambah kuantitas atau kualitas operator dari bagian yang menjadi bottleneck. (2) memaksimumkan utilisasi mesin atau operator yang menjadi bottleneck. (3) mereviu kebijakan tentang inventory, (4) mereviu syarat-syarat dalam kontrak dengan pemasok, (4) peninjauan kembali rancangan tataletak.

Milk Treatment KPBS. Tidak ada persoalan yang mendesak dalam manajemen operasi. Walaupun begitu, kalau suatu waktu produksi susu dari peternak meningkat, sehingga volume pekerjaan di MT KPBS pun meningkat, sebelum volume pekerjaan mendekati kapasitas, maka perlu distudi hal-hal berikut. (1) Waktu yang diperlukan untuk membersihkan peralatan dan pipa-pipa setelah satu shift selesai bekerja. Waktu ini harus seminimal mungkin, tanpa mengabaikan faktor higienis. (2) Waktu yang diperlukan untuk membersihkan peralatan sebelum pergantian rasa (kurang lebih semacam setup time) pada susu yang dipasteurisasi.

Pabrik Karbon Aktif Aimtop. (1) Memampangkan instruksi mengenai pengoperasian reaktor, pada tempat-tempat yang sesuai. (2) Mereviu syarat-syarat perjanjian dengan pemasok, dengan maksud untuk menekan sediaan bahan baku. (3) Mereviu kembali tata-letak pabrik. (4) Memperbaiki kondisi udara di dalam pabrik agar tidak mengganggu kesehatan.

Beberapa hal sudah diidentifikasi sebagai bahan untuk pengembangan lebih lanjut dari model ini. (a) Akan lebih memudahkan kalau dilakukan akomodasi pada berbagai jenis perusahaan manufaktur. Akomodasi ini bisa dilakukan dengan membuat satu model untuk satu jenis perusahaan, atau satu model yang menyediakan pilihan jenis-jenis perusahaan. Model yang kedua mungkin ukuran filenya akan lebih besar. (b) Dalam hal metoda atau model ini dipakai oleh beberapa orang yang berbeda, maka harus ada pengaturan agar jawaban bisa konsisten. Untuk itu harus ada kisi-kisi rentang jawaban. Dalam pengaturan ini, harus termasuk juga pembakuan beberapa istilah. (c) Indikator yang dipakai dalam tesis ini bisa berkembang dengan diakomodasinya jenis-jenis perusahaan manufaktur. Pemecahan indikator yang sudah ada dapat dilakukan untuk lebih mempertajam maksud.

Untuk pengembangan lebih lanjut dari model ini disarankan agar (1) model ini diuji dan diperkaya khasanah rekomendasinya dengan jenis-jenis perusahaan yang lain, (2) model dicoba dikembangkan dengan software lain untuk memperoleh file aplikasi yang lebih ringkas dan dapat dijalankan pada peralatan mobile seperti PDA atau sejenisnya. (3) Dengan pendekatan yang sama, dapat dibuat model assesment untuk fungsi-fungsi lain dalam manajemen seperti pemasaran dan sumber daya manusia, atau bahkan manajemen strategi. Untuk itu, perlu dikenalkan software pengembang sistem pakar pada mahasiswa sebagaimana selama ini dilakukan dengan software AHP dan programa linier. Tujuannya agar mahasiswa tertarik untuk memanfaatkan sistem pakar.

Ada dua strategi generik yang disarankan oleh Porter untuk perusahaan yang ingin memenangkan persaingan dalam sektor industri yang dimasukinya : lower cost dan differentiation. Jika yang dibidik adalah pasar yang cukup luas sehingga volume produksi menjadi besar maka strategi lower cost ini juga disebut strategi cost leadership.

Dimulai oleh perusahaan-perusahaan besar di dunia sejak tahun 1990-an, telah diterapkan apa yang disebut ERP (enterprise resources planning) system. ERP mengintegasikan dan mengotomatisasikan berbagai proses bisnis dan sistem informasi yang ada pada berbagai fungsi yang ada pada satu perusahaan (antara lain produksi, logistik, distribusi, akunting, keuangan dan SDM).

Combiphar berambisi meningkatkan pangsa pasarnya, yang saat itu hanya sebesar 2%, sedemikian sehingga dapat masuk ke deretan lima besar dalam pasar nasional bisnis farmasi. Bagaimana cara Combiphar melakukannya, dilaporkan oleh Majalah Warta Ekonomi, no. 07/THN.XV/9 April 2003. Ringkasan dari laporan tersebut adalah sebagai berikut.

Industri farmasi di Indonesia pada umumnya masih bersifat generik. Produk yang dihasilkan relatif seragam. Combiphar tidak memilih strategi product leadersip karena perlu dana besar untuk R&D. Melainkan, memilih strategi cost leadership. Untuk mendukung ambisi tersebut, Combiphar menerapkan ERP berbasis SAP. Dengan sendirinya, bersamaan dengan penerapan ERP ini, sekaligus dilakukan perbaikan proses bisnis.
Secara umum, dengan penerapan ERP ini maka terbentuk sistem informasi yang terpadu dan efisien. Dengan sistem informasi ini maka pembuatan keputusan dan perencanaan produksi menjadi lebih tepat, cepat dan akurat. Beberapa manfaat nyata yang diperoleh Combiphar dengan penerapan ERP ini adalah sebagai berikut.
1. Umur inventori bisa ditekan, dari 3 bulan menjadi 2 bulan. Dengan terjadi penghematan investasi untuk inventori sebesar Rp 20 miliar.
2. Laporan keuangan bisa selesai 10 hari lebih awal, dari biasanya tanggal 20 menjadi tanggal 10 setiap bulannya.
3. Perencanaan poduksi bisa dilakukan setiap minggu (tadinya setiap bulan). Kalau ada permintaan terhadap satu jenis obat, maka perhitungan biaya, perencanaan produksi, perkiraan waktu yang diperlukan, kebutuhan input yang diperlukan, semua dapat dilakukan dengan cepat sehingga kesempatan bisnis tidak hilang begitu saja. Tadinya hal ini sulit dilakukan, antara lain karena lokasi pabrik ada di Padalarang dan Kantor Pusat ada di Jakarta.

Total investasi untuk penerapan ERP ini adala US$ 1 juta, termasuk untuk pembelian software dan implementasinya. Penerapan memakan waktu sekitar sembilan bulan.

At the moment, I am busy with my final project in the School of Magister Management in Agrobusiness. I take a topic in Operations Management. It is about speed audit on production system. Well, I made up the term of “speed audit”, because it best represent the assessment model that created myself. Actually I was inspired by the work of Eugene Goodson which is called Rapid Plant Assessment. I added AHP (Analytic Hierarchical Proccess, of Saati) for data processing, since my professor want me to use a tool.